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outlook2016使用教程技巧，outlook2016數據文件設置

生活經驗知識分享

公司的兩大牛B系統 ， Peopleready和Speed相繼開通郵箱功能，Outlook中的信件猛增，這是極好的事情，讓更多的信息能夠及時的分享，但也出現了同事們的困惑，那么多郵件應該如何管理？
分享自己的幾個Outlook經驗和方法，介紹給大家..
【outlook2016使用教程技巧，outlook2016數據文件設置】1.開啟“對話”功能：
在Outlook2010開始，微軟增加了海量郵件管理的功能 ， 就是對話功能，位置如下圖：
強烈大家打上勾，這樣郵件的發送和回復就很清楚 ， 在業務上進行跟蹤就很方便，在MailList的顯示中，如下圖：
單擊或雙擊三角箭頭，就會展開郵件的發送和回復功能 ， 簡單的講，就是方便知道某一個郵件和另外的郵件“有染” 。
2.制定分類規則
將Peopleready和Speed的郵件自動放入對應的文件夾，效果如下：
方法也很簡單：首先建兩個文件夾
然后建立規則：
對應發件人的地址 ， 放入對應文件夾即可 。
需要知道的是：Outlook的規則分為兩類，一種為服務器規則，即規則訂好后，會自動同步到服務器上面，就算系統崩潰重新安裝配置Outlook，文件分類和規則依然存在 。還有一種為客戶端規則，也就是說一旦重裝，這類規則需要自己重新創建 。
比如上圖中的，我設定了一個只要抄送給我的郵件都是藍色標記 。
三個規則同時生效，就會產生下圖的效果：
還需要知道的是：規則只在創建后生效，也就是說之前的已經從peopleready和Speed發來過的郵件是不會分類到文件夾中，只有創建規則后，發來的郵件系統才會歸類 。
那我就是想看所有的peopleready或Speed的郵件怎么辦？那就是看第三招
3.創建搜索文件夾
先給大家看效果：
創建了一個叫peopleready的搜索文件夾 ， 一點，右側就是全部的peopleready郵件，保證是最全的 。當然這個功能需要計算機夠快，如果郵件很多，搜索可能會比較慢 。
當然你活用設置很多搜索文件夾 ， 比如我創建了一個我的頭的搜索文件夾Marco OU，他發我的郵件就全部在里面 。
比如創建一個每周一技的文件夾，當然條件就是郵件主題包含“每周一技”四個字 。
簡單的理解搜索文件夾就是創建一個臨時索引 ， 實現動態郵件歸類，個人感覺比規則好，也推薦大家 。
搜索文件夾創建方法如下：
以上三個方法 ， 可以有效管理郵箱列表和內容…
4.郵件列表顏色標記功能
前些日子，有同事問我，如何一看郵件列表就知道那封信是誰寄來的，其實就是所謂的顏色標記功能，比如我的頭Marco OU發來的郵件就是紅色 ， 如何設置的呢？很多同事都在規則里面去找，其實不是 。
先給大家看一下效果：
看Maillist…都是紅色的 。怎么實現..告訴大家：
利用郵件的視圖設置功能，步驟如下：
下圖點擊“條件格式”
添加一個Marco的條件..點擊“條件進入”：
設置好你的條件 。是不是很簡單 。。
靈活使用視圖設置功能會提高你郵件的管理效率 。如果你條件弄亂了怎么辦？沒事，重置一下就好 ， 不會破壞郵件內容 。

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